Lean Coffee

O que é

O Lean Coffee é um formato de reunião estruturado, mas sem pauta definida de antemão. Os participantes sugerem os temas, votam nos que querem discutir e conversam em blocos curtos de tempo. O formato surgiu em Seattle, em encontros informais de pessoas interessadas em métodos ágeis e lean.

O quadro tem três colunas simples: A discutir, Discutindo e Discutido. Cada tema tem um tempo fixo, e ao final do tempo o grupo decide se continua ou passa para o próximo.

O formato funciona porque garante que o tempo seja usado no que realmente interessa ao grupo, evita monopólios e mantém a conversa em ritmo.

Quando usar

• Em reuniões recorrentes que perderam o foco.
• Em comunidades de prática e encontros de troca de conhecimento.
• Quando o grupo tem muitos assuntos e pouco tempo.
• Como alternativa às reuniões de status tradicionais.

Passo a passo

1. Prepare o quadroCrie o quadro com as colunas A discutir, Discutindo e Discutido. Compartilhe o QR Code ou o código de 6 dígitos com os participantes.
2. Proponha temasCom o cronômetro em 5 minutos, cada pessoa adiciona temas na coluna A discutir, um por cartão, com uma frase curta.
3. Apresente e agrupeCada autor explica seu tema em poucos segundos. Una temas parecidos arrastando um cartão sobre o outro.
4. Vote nos temasLibere a votação por pontos e ordene os cartões por votos. Essa passa a ser a pauta da reunião.
5. Discuta em blocos de tempoMova o tema mais votado para Discutindo e ligue o cronômetro por 5 a 8 minutos. Ao final, o grupo decide se estende por mais alguns minutos ou avança.
6. Registre e sigaMova o tema para Discutido, registre conclusões e crie cartões de ação com responsável e prazo. Ao fim, exporte a ata em PDF.

Dicas de facilitação

• Respeite o tempo de cada bloco; ele é o que mantém a reunião produtiva.
• Uma votação rápida com o polegar ajuda a decidir se o tema continua.
• Temas que não couberam na reunião podem ficar para o próximo encontro.
• Deixe claro que qualquer pessoa pode propor temas.

Dinâmicas relacionadas