Plano de ação 5W2H

O que é

O 5W2H é um checklist de planejamento muito difundido no Brasil, especialmente em gestão da qualidade e melhoria contínua. O nome vem das iniciais de sete perguntas em inglês: What, Why, Where, When, Who, How e How much.

Em português: o quê será feito, por que, onde, quando, quem é o responsável, como será feito e quanto vai custar. Responder a todas elas obriga o grupo a pensar em detalhes que costumam ficar implícitos e depois viram desculpa para atrasos.

É uma ferramenta ideal para fechar reuniões de decisão, retrospectivas ou análises de problemas, quando o grupo já sabe o que quer fazer e precisa transformar isso em compromisso.

Quando usar

• No fechamento de reuniões que geraram decisões.
• Para detalhar ações de uma análise de causa, como Ishikawa ou 5 Porquês.
• Ao planejar pequenos projetos ou iniciativas internas.

Passo a passo

1. Prepare o quadroCrie o quadro com as sete colunas do 5W2H. Como o trabalho é colaborativo, deixe o modo privado desligado.
2. Convide o grupoCompartilhe o link ou o código de 6 dígitos com quem vai participar da execução.
3. Liste as açõesNa coluna O quê, registre cada ação a ser planejada em um cartão. Se forem muitas, use a votação por pontos para escolher as prioritárias.
4. Preencha linha a linhaPara cada ação, complete as demais colunas com cartões curtos. Ligue o cronômetro para limitar o tempo por ação.
5. Revise as lacunasVerifique se todas as ações têm responsável, prazo e forma de execução. Ações sem dono tendem a não acontecer.
6. FormalizeCrie cartões de ação com responsável e prazo para cada item, trave o quadro e exporte a ata em PDF.

Dicas de facilitação

• O "quem" deve ser uma pessoa, não uma área ou "o time".
• Se o custo for desconhecido, registre uma estimativa e uma ação para confirmá-la.
• Use datas concretas em vez de expressões como "em breve" ou "próxima semana".

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